089/2021 Assistant.e Administratif.ve – Accueil Ambulatoire (H/F/X) - Temps Partiel - CDD 3-6 mois

Missions

Le personnel des accueils assure l’accueil des patients, le contrôle de l’identité du patient (identito-vigilence primaire), l’inscription, le contrôle de l’assurabilité du patient, le paiement et diverses tâches administratives.

Le travail journalier se répartit comme suit :

• Accueil et information des patients,
• Procédure d’identito-vigilence,
• Inscription des patients dans le programme Wish,
• Manipulation des bornes parking et borne ticketing,
• Gestion et responsabilité d’une caisse dans le respect des procédures,
• Manipulation des documents à transmettre au patient,
• Commande économat,
• Contrôle des documents de tarification,
• Correction et vérification des séjours dans Wish via des TO DO list,
• Gestion des appels téléphoniques,
• Assimilation et application immédiate des diverses modifications transmises,
• Collaboration active avec tous les autres services de l’hôpital,
• Application et respect des instructions données par le responsable hiérarchique,
• Transmission au responsable de toute information utile, incidents et plaintes concernant le fonctionnement,
• Orientation des patients vers les accueils / vers les salles d’attente adéquates,
• Diverses tâches administratives (copies, fax, classement, envoi de courrier etc. …),
• Maintien des statistiques du service.

L’accueillant affecté à ce poste devra pouvoir :

• Collaborer au bon fonctionnement du service
• Travailler aisément en équipe
• Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
• Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
• Savoir gérer les priorités
• Savoir encoder selon les règles (identito-vigilence et programme d’inscription de rendez-vous)

L’accueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :

• Comment gérer l’agressivité et la violence du patient et de sa famille
• L’hygiène des mains
• L’identito-vigilence
• La communication

L’accueillant est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en œuvre.

Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

L’accueillant est en contact direct avec différents services de l’hôpital : prises de rendez-vous, archives médicales, accueil central, facturation, assistants.es socials.es.

Conditions d’accès

• Posséder un Certificat de l’Enseignement Secondaire Supérieur
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen Selor)
• Satisfaire à l’entretien de sélection
• Satisfaire aux conditions du profil

Qualités requises pour la fonction :

Savoir :

L’accueillant doit posséder une connaissance générale de l’hôpital.

L’accueillant doit utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

Savoir-faire :

L’accueillant doit être capable d’utiliser les logiciels QPlanner, Wish, Outlook, Intranet, Word et Excel.

Il / Elle doit également être capable de rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.

Utiliser les termes adéquats (via formation) et gérer la patientèle de manière passive.

Savoir être :

L’accueillant est tenu au respect du secret médical. Il doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.

Il / Elle devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait le réclamer. L’accueillant doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.

Il / Elle fera preuve d’initiative mais toutefois dans les limites de sa compétence.

Il / Elle doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

Missions et valeurs

L’accueillant adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’HUDERF qui sont énumérées ci-dessous :

• Intérêt de l’enfant
• Collaboration
• Respect
• Qualité & Fiabilité
• Amélioration continue

Offre

• Un contrat à durée déterminée à temps partiel avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).
• Assimilé au grade de : Assistant Administratif
• Montants mensuels bruts à temps plein : échelle barémique (charte sociale) : C 1/2/3

Min. : 24 711,42 € indexés (index 1.7410)

Max. : 41 714,70 € indexés (index 1.7410)

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire

• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités forfaitaires vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrière au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
• crèche sur site

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’HUDERF et vous introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV + lettre de motivation).

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12).