Administratief assistent

De wettelijke context van de opdrachten van het departement belast met medisch toezicht van een interne dienst ter preventie en bescherming op het werk is terug te vinden in het K.B. van 27 maart 1998 betreffende de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, artikel 5, artikel 6 en artikel 7§2.

Als Gegevensbeheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen:

• de gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
• aan de interne en externe gebruikers uitleg geven over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen
• de verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid

Als Administratieve ondersteuning administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen:

• gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
• verslagen van interne vergaderingen opstellen
• de lay-out van documenten verzorgen
• dossiers administratief beheren en opvolgen
• dossiers en informatiebrochures samenstellen
• evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen organiseren
• faxen en brieven versturen voor een persoon of een dienst
• kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen

Als Planningsdeskundige de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren:

• de dienst organiseren rekening houdende met de gebruikelijke regels (ATO) en de individuele desiderata
• de agenda van een persoon of een dienst coördineren

Als Dispatcher de operationele vragen/informatie ontvangen en via het geschikte kanaal aan de juiste actoren doorsturen om binnen de toegestane termijn aan de gerechtvaardigde verwachtingen van de klant te beantwoorden:

• berichten ontvangen, doorsturen en invoeren
• de klant naar de juiste gesprekspartner doorverwijzen
• de ontvangen informatie nauwkeurig en volledig in de ad-hoc gegevensbanken invoeren
• de ontvangen informatie onder de betrokken diensten verspreiden

Als Contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de interne en externe klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag :

• de telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de bevoegde personen of diensten
• telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten
• zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen …)
• de nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
• om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
• voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
• aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

Praktische kennis:

• Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.

Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

• Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

Verwachte gedrag:

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en

behoeften van de ’interne en externe klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en

hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen

oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

• Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd

overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist

rapporteren.

• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie

van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen

functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten,

vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van

zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij

frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

• Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het

beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies

strikt opvolgen.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter

beschikking gesteld worden.

Interview

Wervingsreserve : 24 maanden