Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve d'institut

Job content

L’UCLouvain recrute un·e Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve d’institut

Référence du poste : SF 29290

Publication interne et externe jusqu’au 15/08/2021

Pour le "Institute of NeuroScience", du Secteur des sciences de la santé (SSS)

Site principal : Bruxelles (Woluwé)

Contrat au cadre, à temps partiel (50%) pour une durée indéterminée

Entrée en fonction : dès que possible

Missions

Organiser, mettre en œuvre, superviser l’ensemble des activités et processus liés à la gestion administrative et financière de l’institut de neurosciences (IoNS) ;

Gérer l’équipe administrative de l’institut ;

Mettre en place un système de communication interne visant à créer un cadre coopératif entre les différentes entités de l’institut : pôles, groupes de recherche et plateformes technologiques ;

Assurer un rôle d’interface entre l’institut et les différents services administratifs de l’institution (secteur des sciences de la santé, services généraux de l’université) ;

Assurer un soutien administratif à la gestion des contrats de recherche ;

Assurer un soutien administratif à la gestion des ressources humaines de l’institut ;

Coordonner les actions de communication visant à promouvoir et assurer la visibilité des activités de recherche de l’institut.

Objectifs métier

Cette fonction est liée au métier de Cadre intermédiaire, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

Assurer la réalisation de l’ensemble des missions de l’entité

Assurer la gestion des ressources (humaines, financières, d’infrastructure, …) de l’entité

Articuler et gérer l’information, assurer la communication au sein de l’entité

Anticiper, développer, participer au développement d’une vision stratégique

Représenter son entité en interne et en externe

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique du président de l’institut et de la directrice administrative du secteur, le titulaire de la fonction aura en charge :

1. La gestion administrative de l’institut :
Coordination, organisation et gestion de l’équipe administrative ;

• Responsabilité hiérarchique par délégation de l’équipe administrative, composée actuellement de deux comptables et deux secrétaires de recherche
• Gestion et suivi des carrières du personnel administratif en collaboration avec les services ad hoc

Secrétariat du bureau exécutif de l’institut: préparation, organisation, procès-verbaux, mise en oeuvre des décisions ;

Préparation des rapports d’activité ;

Soutien administratif à la gestion des ressources humaines de l’institut ;

Gestion des contrats du personnel de recherche (contrats d’emploi et bourses, renouvellement,...) en collaboration avec les services ad hoc ;

Application des aspects règlementaires et des procédures administratives de l’université ;

Gestion des locaux de l’institut ;

Représentation administrative interne de l’institut (services généraux de l’Université, Secteur Sciences de la santé) et externe (point de contact pour les démarches externes).

2. Le soutien à la recherche :
Avec l’équipe administrative, aide au recrutement, à l’accueil et à l’installation de nouveaux chercheurs/membres de l’institut ;

Soutien à la gestion des différents partenariats entre instituts et d’autres entités ;

Collaboration avec l’Administration de la recherche;

Relayer les informations pertinentes pour les chercheurs·euses (opportunités de financements, évolutions légales, règles contractuelles,...)

3. La promotion, la communication et la visibilité :
Communication vers les médias, entreprises privées, société civile, "grand public". Rendre plus visible les activités scientifiques de l’institut par l’intermédiaire de différents médias ;

Avec l’équipe administrative, gestion du site web (alimentation du contenu, coordination de la hiérarchie des informations) et des canaux de communication ;

Superviser l’organisation d’événements (colloques, séminaires, conférences,...) et la planification de l’agenda scientifique par l’équipe administrative.

La fonction est susceptible d’évolution en fonction des besoins de l’institut.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau universitaire (master), de préférence dans le domaine de la gestion administrative et du management ou expérience équivalente.

Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, tableurs, supports de présentation, messagerie, outils de diffusion internet).

Excellente capacité rédactionnelle en français

Excellente maîtrise de l’Anglais oral et écrit (C1)

Bonne capacité organisationnelle et respect des délais.

Sens des responsabilités et prises d’initiative.

Proactivité, flexibilité, autonomie.

Capacité d’organisation.

Aptitude au management d’équipe.

Compétences relationnelles.

Résistance au stress et capacité à gérer des conflits.

Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé constitue un atout.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet , merci de prendre contact à l’adresse :

jobs-diversite@uclouvain.be .

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