Dossierbeheerder overheidsopdrachten M/V

Administration Communale de Gemeentebestuur van SINT-JANS-
MOLENBEEK-SAINT-JEAN MOLENBEEK

Afdeling HR

Functieomschrijving

1. Identificatie van de functie

Naam van de functie: DOSSIERBEHEERDER OVERHEIDSOPDRACHTEN M/V

Niveau: A - B

Dienst: Overheidsopdrachten

Departement: INFRASTRUCTUUR EN STEDELIJKE ONTWIKKELING

Datum van opstelling: 11/05/2021

Belangrijkste rol:Projectleider

1/7

2. Missie

Missie van de dienst:

De dienst ’Overheidsopdrachten’ heeft als belangrijkste missie de plaatsing van diverse
overheidsopdrachten. Dit werk omvat het opstellen van verschillende soorten documenten,
vanaf de lancering tot de sluiting van de opdracht. Bij het lanceren van de opdracht stelt de
dienst ’Overheidsopdrachten’ de opdrachtdocumenten op, die worden goedgekeurd door het
College van Burgemeester en Schepenen of door de Gemeenteraad. Zodra de documenten
zijn goedgekeurd, nodigt de dienst ’Overheidsopdrachten’, afhankelijk van de
aanbestedingsprocedure, de inschrijvers uit om hun offertes in te dienen, hetzij door middel
van een uitnodiging, hetzij door publicatie van een aankondiging van opdracht. De dienst
analyseert vervolgens de ontvangen offertes en geeft ze door aan het College van
Burgemeester en Schepenen voor de gunning van de opdracht.

De verschillende missies van de dienst ’Overheidsopdrachten’ kunnen in vier gebieden
worden onderverdeeld:

• de opstelling van diverse documenten,
• het schrijven van diverse briefwisseling (en e-mails)
• het nalezen van opdrachtdocumenten
• juridisch onderzoek
  

a) De opstelling van diverse documenten

Wat de goedkeuring van de opdrachtvoorwaarden betreft, stelt de dienst
’Overheidsopdrachten’ de volgende documenten op, afhankelijk van de gunningsprocedure:
de administratieve bepalingen van het bestek, de aankondiging van de opdracht, het UEA in
geval van een Europese opdracht (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) en het besluit
tot goedkeuring van de opdrachtvoorwaarden door het College van Burgemeester en
Schepenen of de Gemeenteraad.
De dienst ’Overheidsopdrachten’ nodigt vervolgens de inschrijvers uit om een offerte in te
dienen, hetzij door middel van een uitnodiging per post/e-mail, hetzij door publicatie van een
aankondiging van opdracht op het platform E-Procurement.
De publicatie op E-Procurement kan wijzigingen vereisen, die worden aangebracht door
middel van een rechtzettingsbericht op het genoemde platform.
Het is mogelijk dat in dit stadium van de procedure, of zelfs na de ontvangst van de offertes,
een wijziging van de raming noodzakelijk is om de opdracht te kunnen voortzetten. Bijgevolg
stelt de dienst ’Overheidsopdrachten’ een beraadslaging van wijziging op van het geraamde
bedrag van de opdracht.
In het geval van een procedure in twee fasen analyseert de dienst de kandidaturen. Zodra de
kandidaten zijn geselecteerd, nodigt de dienst hen uit om een offerte in te dienen.
Na ontvangst van de offertes (digitaal of op papier, afhankelijk van de procedure) voert de
dienst ’Overheidsopdrachten’ de administratieve analyse van de offertes uit in een
analyseverslag, terwijl de technische analyse wordt uitgevoerd door technici (ingenieur,
architect, enz.).
Na deze analyse van de offertes stelt de dienst ’Overheidsopdrachten’, naar gelang van het
geval, het besluit tot gunning of niet-gunning op. Indien de opdracht niet wordt gegund, kan
ze opnieuw worden gelanceerd.
Soms wordt een opdracht beëindigd wegens bijvoorbeeld het niet nakomen van de gekozen
inschrijver van zijn verplichtingen of een wijziging in het project op politiek niveau, enz. Te
dien einde stelt de dienst ’Overheidsopdrachten’ een besluit tot verbreking van de opdracht
op.

b) Het schrijven van diverse briefwisseling (en e-mails)

De briefwisseling die wordt opgesteld door de dienst omvat:

2/7

• uitnodigingen tot het indienen van offertes + verlenging van de termijn voor de

• orderbrieven (gunning) en brieven van "niet-gunning" van de opdracht
• verzoeken om aanvullende informatie
• verzoeken om verlenging van de geldigheidsduur van een offerte
• briefwisseling in het kader van stand-still
• verzoeken om uittreksels uit het strafregister
• brieven van kennisgeving van de aanvang van de werken
• (briefwisseling voor de ontbinding van de opdracht)
• …
  

c) Het nalezen van opdrachtdocumenten

Voor bepaalde opdrachten, en zeker in het geval van gezamenlijke opdrachten, leest de
dienst ’Overheidsopdrachten’ de opdrachtdocumenten na van de organiserende
aanbestedende dienst en verstrekt haar opmerkingen dienaangaande (wetgeving,
formulering, eventuele fouten, verduidelijkingen, enz.)

d) Juridisch onderzoek

Ten slotte verricht de dienst ’Overheidsopdrachten’ ook juridisch onderzoek: wetgeving,
doctrine, jurisprudentie, enz. en stelt zij hierover nota’s op (op verzoek van het diensthoofd of
het afdelingshoofd, of zelfs voor het College van Burgemeester en Schepenen) en stelt zij
typebestekken op die gebaseerd zijn op de wetgeving inzake overheidsopdrachten. Indien
nodig verricht de afdeling ook onderzoek op andere rechtsgebieden in het kader van een
opdracht (burgerlijk recht, wetboek vennootschappen, enz.).

De dienst zorgt er ook voor dat zij dankzij dit onderzoek zo goed mogelijk op de hoogte blijft
op het gebied van overheidsopdrachten en populariseert de juridische beginselen van de
nieuwe verordeningen bij het personeel, met name bij het personeel van de dienst
Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling.

Missie van de dossierbeheerder

De dossierbeheerder overheidsopdrachten voert de verschillende administratieve taken in
verband met het beheer en de uitvoering van overheidsopdrachten uit met inachtneming van
de wetgeving inzake overheidsopdrachten en de gemeentelijke, budgettaire en
boekhoudkundige voorschriften, alsook met inachtneming van de gegeven instructies en de
geldende procedures.

3/7

3. Belangrijkste activiteiten

Als dossierbeheerdervoert hij de verschillende administratieve taken uit in verband met
het beheer (gunning en afsluiting) van overheidsopdrachten.
Voorbeelden van taken:

• Het opstellen van diverse documenten en briefwisseling (aankondigingen van

• Specifieke functies vervullen in verband met overheidsopdrachten;
• Telefoongesprekken beheren, gekozen inschrijvers informeren en doorverwijzen;
• De opvolging en de interne en externe overdracht verzorgen van informatie

• administratieve bepalingen van het bestek;
• aankondigingen van opdrachten en rechtzettingsberichten (+ publicatie);
• UEA
• administratief gedeelte van de analyseverslagen
• beraadslagingen voor het College en/of de Raad (+ invoer in BOS) ;

• opdrachtvoorwaarden
• toekenning / niet-toekenning
• voor een procedure in 2 fasen: selectie van kandidaten
• wijziging van de raming
• verbreking
• ….

• puntennota voor de Raad
• modellen voor de bovengenoemde documenten
• juridische nota’s (juridisch onderzoek)
• …
  

• Uitnodigingen om offertes in te dienen (onderhandelingsprocedure zonder

• Verlenging van de termijn voor de indiening van de offertes

• Orderbrief (Gunning) en brieven van "niet-gunning"
• Verzoek om aanvullende informatie
• Verzoek om verlenging van de geldigheidsduur van een offerte
• Stand-still
• Uittreksel uit het strafregister
• Kennisgeving van de aanvang van de werken
• (Verbreking van de opdracht)
• …
  

• Indiening van het dossier OO bij de Toezichthouder indien niet

• Samenwerking met de dienst FASE voor de indiening van het (de)

4/7

• Dienstvergaderingen
• Interdepartementale vergaderingen (FASE en technisch)
  

• Juridisch onderzoek (Wet, KB, ...): wetgeving, doctrine, jurisprudentie, ..
• Vorming over wijzigingen in de wetgeving inzake overheidsopdrachten
• Informatie inwinnen over wetgeving in verband met overheidsopdrachten
• Wettelijk toezicht op de verschillende overheidsopdrachten

Deze takenlijst is niet exhaustief.

4. Competentieprofiel

5/7

5. Positie

De functie wordt geleid Onder het gezag van de hiërarchische organisatie die voortvloeit
door: uit het organigram
De functie verzekert het Totaal aantal werknemers en hun niveau waarop hiërarchische
beheer van een groep of functionele leiding wordt verzorgd:
van:

de functie omhelst geen leiding

6. Toegangsvoorwaarden

• In het bezit zijn van een universitair diploma of een diploma van hoger onderwijs van

• In het bezit zijn van een certificaat van Selor is een pluspunt

6/7

7. Ons aanbod

• Salaris conform aan de barema’s
• Flexibel uurrooster

• Verplaatsingskosten (thuis-werk) met het openbaar vervoer worden voor 100%

Praktische gegevens

Kandidaturen op te sturen
Per post naar Gemeentebestuur Sint-Jans-Molenbeek
Dienst HRM - Ref “DIDU MP”
Graaf van Vlaanderenstraat 20
1080 Brussel
Of per mail naar candidature@molenbeek.irisnet.be (Met ref : DIDU MP)
Het Gemeentebestuur van Sint-Jans-Molenbeek zet zijn beleid inzake diversiteit, non-
discriminatie en gelijkheid van kansen verder. Wij zijn bovenal op zoek naar talenten en
competenties.

De wet van de regelmatigheid of van de continuïteit
"De openbare dienst moet continu en regelmatig werken, zonder onderbreking of opschorting."
Wegens dit specifieke karakter kan de inhoud van deze functiebeschrijving evolueren en
eventueel wijzigingen ondergaan in het belang van de dienst en het genoemde beginsel van
continuïteit en regelmatigheid.

7/7