118/2021 Administratief assistent – Ambulante Onthaaldienst (M/V/X) -30 U - CBD 3 maanden

Opdrachten

Het personeel van de onthaaldiensten staat in voor het onthaal van de patiënten, de controle van de identiteit van de patiënt (primaire identitovigilantie), de inschrijving, de controle van de verzekerbaarheid van de patiënt, de betaling en allerlei administratieve taken.

Het dagelijkse werk bestaat uit:

patiënten ontvangen en informeren;

procedure voor identitovigilantie;

patiënten inschrijven in het programma Wish;

met parkeerterminals en ticketautomaten werken;

een kassa beheren en er verantwoordelijkheid voor dragen volgens de geldende procedures;

zorg dragen voor de documenten voor de patiënten;

bestellingen plaatsen bij het economaat;

tariferingsdocumenten controleren;

de opnames in Wish via TO DO-list corrigeren en controleren;

telefonische oproepen beantwoorden;

allerlei wijzigingen die worden doorgegeven, onmiddellijk verwerken en toepassen;

actief samenwerken met alle andere diensten van het ziekenhuis;

instructies van de leidinggevende toepassen en naleven;

nuttige informatie, incidenten en klachten over de werking doorgeven aan de verantwoordelijke;

patiënten doorverwijzen naar de juiste onthaaldiensten/wachtzalen;

allerlei administratieve taken (kopiëren, faxen, klasseren, post verzenden enz.);

statistieken van de dienst bijhouden.

De onthaalmedewerker voor deze functie moet:

• kunnen samenwerken, zodat de dienst vlot draait;
• gemakkelijk in groep kunnen werken;
• kunnen omgaan met de stress waarmee de werkbelasting soms gepaard kan gaan;
• kunnen omgaan met patiënten die ongerust en soms lastig zijn;
• prioriteiten kunnen stellen;
• gegevens kunnen invoeren volgens de regels (identito-vigilantie en programma voor de inschrijving van afspraken).

De onthaalmedewerker is verplicht om de volgende opleidingen te volgen en toe te passen:

• hoe omgaan met agressiviteit en geweld van de patiënt en zijn/haar familie;
• handhygiëne;
• identitovigilantie;
• communicatie.

De onthaalmedewerker is verantwoordelijk voor het goede verloop van de dagelijkse taken en het naleven van de opgelegde werkprocedures.

Elke wijziging in de werkprocedure moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de overste (N+1).

De onthaalmedewerker staat in rechtstreeks contact met verschillende diensten in het ziekenhuis: afspraken, medische archieven, centraal onthaal, facturering, maatschappelijk assistenten.

Toelatingsvoorwaarden

• In het bezit zijn van een getuigschrift van het hoger secundair onderwijs
• Voldoen aan de wettelijke voorwaarden van tweetaligheid (geslaagd zijn voor het Selor-examen)
• Geslaagd zijn voor het selectiegesprek
• Voldoen aan de voorwaarden van het profiel

Vereiste kwaliteiten voor de functie

Kennis:

De onthaalmedewerker moet een algemene kennis van het ziekenhuis hebben.

De onthaalmedewerker moet de tweede landstaal kunnen gebruiken (slagen voor het Selor-examen).

Knowhow:

De onthaalmedewerker moet de softwareprogramma’s Qplanner, Wish, Outlook, het intranet, Word en Excel kunnen gebruiken.

Hij of zij kan ook alle nuttige informatie voor zijn of haar beroepsactiviteit opzoeken en die toepassen.

De juiste terminologie gebruiken (via opleiding) en passief omgaan met de patiënten.

Houding:

De onthaalmedewerker neemt het medisch geheim in acht. Hij/zij moet discreet zijn, nauwkeurig en methodisch kunnen werken, en prioriteiten kunnen stellen. Stiptheid is onontbeerlijk.

Hij/zij moet beschikbaar zijn op momenten waarop de werklast dat vereist. De onthaalmedewerker moet in staat zijn om in een team te werken en kunnen omgaan met de stress die een tijdelijke werkbelasting en ongeruste of moeilijke patiënten met zich brengen.

Hij/zij neemt initiatief, maar binnen de grenzen van zijn/haar bevoegdheden.

Hij/zij moet een luisterend oor bieden aan de patiënten, kunnen antwoorden op hun vraag en zin voor onthaal en menselijk contact hebben.

Opdrachten en waarden

De onthaalmedewerker kan zich vinden in de opdrachten en waarden van het UKZKF, die hieronder zijn opgesomd:

• Ultiem belang van het kind
• Samenwerking;
• Respect;
• Kwaliteit en betrouwbaarheid;
• Voortdurend verbeteren

Aanbod

• Een deeltijds contract voor bepaalde duur met een loonschaal voor de openbare sector (sociaal charter).
• Gelijkgesteld met de graad van: Administratief assistent
• Brutojaarloon voltijds: baremaschaal (sociaal charter): C 1/2/3

Min.: € 24.711,42 geïndexeerd (index 1.7410)

Max.: € 41.714,70 geïndexeerd (index 1,7410)

Het maximum wordt bereikt na 27 jaar geldelijke anciënniteit.

• Extralegale voordelen:
• maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
• voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het IRIS-net (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
• volledige terugbetaling van het jaarabonnement van de MIVB, een tussenkomst van 80% in de kosten voor het overige openbaar vervoer en/of forfaitaire fietsvergoedingen;
• een jaarlijkse aanmoedigingspremie;
• een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen);
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakantiedagen (+ verschillende dagen omstandigheidsverlof).
• Talrijke carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (IRIS);
• Een integratietraject op maat om u te ondersteunen in uw nieuwe functie;
• Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan;
• Kinderdagverblijf ter plaatse.

Kandidatuur indienen

Surf naar de website of het intranet van het UKZKF en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

U hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid deze te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren, mogelijkheid om een tweetaligheidspremie van Selor van € 150 bruto te krijgen als u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen).