Medewerker Business Support

10/01/2021 medewerker business support (voorheen administratief medewerker systemen)

Functiebeschrijving

IVAGO

Identificatie van de functie:

Groep/Afdeling:

Strategie ontwikkeling en stroombeheer (SOS)

Titularis:

Functie: medewerker business support
(voorheen administratief medewerker – logistieke
systemen)

Rapporteert aan: zie organigram IVAGO

Locatie: Proeftuinstraat GENT (of een andere
locatie ingevolge de dienstnoodwendigheden
binnen IVAGO)

Datum update v/d beschrijving: 10/01/2021

Niveau/Graad: C1-C2-C3

FUNCTIE

Doel van de functie:

Samengevat (hoofdlijnen, niet exclusief):

Ondersteunt het Departementshoofd IT en systemen bij het beheer en onderhoud van de operationele
systemen en verleent eerstelijnsondersteuning voor de bedrijfsspecifieke toepassingen.
Algemeen:
Past het IVAGO managementsysteem voor kwaliteit, milieu en welzijn toe.
Is geen (hiërarchisch) leidinggevende.

Dimensies:

• Ca 125.000 diftar aansluitingspunten

• Beheren van de bedrijfsspecifieke operationele

systemen en administratieve toepassingen van
IVAGO, dit betreft een 10 – tal pakketten

• 6 recyclageparken met systeem en weegbruggen

• 20-tal vrachtwagens met weegysteem

• 20-tal vrachtwagens met ledigingsregistratie

• 80.000 gechipte rolcontainers

• 130.000 klanten, burgers en bedrijven

• 3.000 bedrijfsafvalcontracten

• 35.000 artikelen

• 2.000 equipments

• 50 sorteerpunten

• Organisatie van de jaarlijkse toekenning van

sociale correcties in de vorm van restafvalzakken
of saldo.

• Permanentie voorzien, ook op zaterdag in een

beurtrolsysteem

10/01/2021 medewerker business support (voorheen administratief medewerker systemen)

Resultaatgebieden (gelijke orde van belangrijkheid tenzij anders afgesproken tijdens het
functioneren):

1. Het basisgegevens-beheer en gebruikersondersteuning van de administratieve en operationele IVAGO
systemen

• Aanmaken en beheren van de basisgegevens en adressen voor alle diftaraansluitingen met

behulp van bevolkingsgegevens.

• Aanmaken en beheren van de basisgegevens van SAP: artikelen, equipments, voertuigen en

adressen.

• Beheren van de datastromen tussen de administratieve toepassingen en de operationele

systemen.

2. Beheren en ondersteuning geven op de operationele systemen op voertuigen, recyclageparken en de

IVAGO hoofdsite

• Eerstelijnsondersteuning geven aan de gebruikers van het systeem.

• Opvolging van naar de leverancier doorgestuurde tweedelijnssupport.

• Voorstellen formuleren met betrekking tot gevraagde wijzigingen en optimalisaties aan de

systemen.

• Zorgen dat alle operationele systemen op alle locaties actief zijn en correct werken.

3. Analyse van data:

• Maakt in opdracht van het Departementshoofd IT en systemen of andere leidinggevenden

analyses en rapporten op data uit de systemen.

• Voert regelmatig controles uit op de consistentie van de data.

• Overzichtelijk maken van gevraagde data in onze BI toepassingen.

4. Organisatie van de jaarlijkse toekenning van de sociale correcties:

• Het opladen van saldo’s en categoriseren van de aansluitingen binnen het diftar-systeem

• Organiseren en opvolgen van de fysische bedeling van de huisvuilzakken op de diverse

verdeelpunten.

BPI’s: - Belangrijkste Prestatie Indicatoren

Correcte basisgegevens in de administratieve systemen.
Vlotte organisatie van de jaarlijkse toekenning van de sociale correcties.
Vlotte en correcte werking van de diverse registratiesystemen.
Actief zijn van de diverse datastromen tussen de operationele en administratieve systemen.
Aanvaardbare respons- en oplostijden nastreven bij gemelde problemen.
Continue verbetering en vereenvoudiging.

10/01/2021 medewerker business support (voorheen administratief medewerker systemen)

VOORWAARDEN

Vereiste ervaring, scholing en opleiding (staat los van de anciënniteit)

• Bij aanwerving

Bezit het diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig conform de richtlijnen van de Vlaamse
gemeenschap voor lokale besturen.
Heeft minimum 2 jaar effectieve en nuttige ervaring (bvb. call center, helpdeskfunctie, IT support,…).

• Bij bevordering

Is tewerkgesteld bij IVAGO.
Voldoet aan de statutaire of reglementaire voorwaarden (te vinden op intranet).
Behaalde bij de laatste evaluatie een globaal gunstige evaluatie in de uitgeoefende functie.

• Tijdens de loopbaan:

Volgt met succes een introductieprogramma over IVAGO en haar opdracht.
Volgt met succes interne of externe opleidingsprogramma’s.
Blijft door opleiding een expert in zijn werkgebied.
Past zich aan de functiebeschrijving aan en voert het daar omschreven werk uit.
Past zich aan de noodwendigheden en veranderlijkheid van de dienst aan.

Competenties:

• Jobkennis

Is vaardig in informatica- en smartphonegebruik, heeft een goede kennis van Ms Word en Excel en data-
analysetools, gebruikt courant mail en de nodige sociale media. Schoolt zich regelmatig bij. Pikt snel
administratieve softwarepakketten op.
Heeft of verwerft snel goede kennis van SAP en andere IVAGO systemen.
Is taalvaardig: kan zich uitdrukken in correct en verzorgd Nederlands.
Kan kritisch en analytisch denken.

• Resultaat- en veranderingscompetent

Staat open voor veranderingen en/of nieuwigheden binnen de functie. Levert de nodige inspanningen om
deze aan te leren en vervolgens toe te passen.
Neemt de nodige acties om fouten en problemen te rapporteren en te corrigeren of op te lossen.
Is gericht op een goed en tijdig resultaat en blijft daarbij accuraat werken.

• Integriteit en betrouwbaarheid

Heeft verantwoordelijkheidszin en stiptheid om afspraken na te komen.
Kan het werk even correct afwerken met of zonder toezicht. Streeft steeds naar een optimale samenwerking
met collega’s en andere diensten van IVAGO. Is precies en accuraat in het beheren van de systemen.
Kan zelfstandig de eigen werkzaamheden organiseren en afwerken. Is flexibel, is bereid zijn/haar
arbeidstijden aan te passen aan de noden van de dienst.
Is stressbestendig, ook op piekmomenten.
Gaat tactvol en discreet om met gegevens over personeel (privacy) en bedrijf (beroepsgeheim).
Is collegiaal en behandelt iedereen gelijk, roddelt niet negatief, gebruikt geen “paraplusysteem”.
Volgt algemeen sociale en ethische normen: geen onderscheid op basis van geslacht, geaardheid, geloof,
ras of stand. Volgt de waarden van IVAGO. Is loyaal ten opzichte van IVAGO en verdedigt IVAGO ook ten
opzicht van derden.
Past de regelgeving correct toe en laat geen afwijkingen daarop toe. Is een teamwerker maar kan ook
individueel goed presteren.

• Communicatie

Is assertief, tactvol. Kan en durft duidelijk en verbindend de eigen mening zeggen om samen tot een
oplossing te komen.
Verwoordt een boodschap en/of opdracht vlot en duidelijk en brengt die ook zo over.
Kan foutloos brieven en teksten schrijven in behoorlijk Nederlands en rekening houdend met de
bestemmeling.
Gebruikt vlot de bestaande communicatiemiddelen.
Neemt initiatief en geeft regelmatig goede terugkoppeling naar de leidinggevenden en de collega’s.