Office manager Smart Technics

Job content

AutoInnovatie is de motor van de vooruitgang bij Colruyt Group. Als Office Manager bij Smart Technics druk jij mee je stempel op innovatieve projecten rond robotica, automatisering en digitalisering in een start-up omgeving. Je staat in het centrum van de activiteiten: je plant, organiseert en anticipeert zodat de aankoopprocessen optimaal ondersteund worden. Een afwisselend job met verantwoordelijkheid!

Smart Technics combineert een 30-tal ingenieurs en IT-specialisten in een startup binnen Colruyt Group. Zij zetten zich in rond robotica, visie technologie en automatisatieprojecten. Samen werken ze aan systemen die vandaag nog niet als vanzelfsprekend beschouwd worden, maar binnen 10 à 15 jaar wellicht wel. Met hun pionierswerk zetten ze nieuwe technologieën in de markt die Colruyt Group futureproof houden.

Als Office Manager ben jij het eerste aanspreekpunt voor alles van aankoop en legale kwesties voor al onze projecten. Daarbij heb je zowel contact met externe leveranciers, als met verschillende interne stakeholders.

Wat doe je concreet?

• Je gaat na of alle leveringen en eerste betalingen correct zijn uitgevoerd en lost snel problemen op als die zich voordoen.
• Je zorgt ervoor dat we de nodige documenten van leveranciers bekomen om die overzichtelijk te archiveren.
• Je volgt contracten en NDA’s op en zorgt ervoor dat die bij de juiste personen terechtkomen.
• Je werkt oplossingsgericht binnen de verschillende interne aankoopprocessen en zorgt voor een goede opvolging naar andere afdelingen toe. Je behoudt het overzicht over het hele aankoop- en legal proces en je zoekt proactief naar verbeteringen.
• Voor je job is het cruciaal dat je energie haalt uit een zeer gevarieerd takenpakket, opvolging van lopende zaken, veelvuldig contact met stakeholders én dat je er plezier aan beleeft om voor een probleem een oplossing te zoeken. Je denkt en handelt vernieuwend, geheel in lijn met onze filosofie.

Je werkt in ons hoofdkantoor in Halle, maar kan tot 2 dagen per week telewerken.

Profiel:

• Kennis en ervaring – Je hebt een relevante opleiding of ervaring in een coördinerende administratieve functie en bent bereid om je on-the-job te verdiepen in aankoop en legal.
• Kritisch en innovatief – Je durft bestaande procedures in vraag te stellen en bent continu op zoek naar verbetering en maximale efficiëntie.
• Communicatief sterk – Je communiceert vlot en duidelijk. Intern bouw je snel een betrouwbaar netwerk op.
• Nauwkeurig en stressbestendig – Je kan goed om met stress en blijft daarbij altijd vriendelijk en constructief. Je werkt ook zeer nauwkeurig en kan goed om met verandering. Dat maakt de zaken voor jou net interessant!
• Zin voor initiatief – Je bent dynamisch en neemt de touwtjes graag in handen. Je volgt daarbij graag een dossier en mensen actief op. Je doet suggesties voor de verbetering van werkmethodes en -processen om onze dienstwerking en services verder te optimaliseren.
• Talenkennis – Je communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels. Zo kan je vlot communiceren met al je klanten, collega’s en partners.

Wij bieden:

• Stimulerende werkomgeving – Je komt terecht in een boeiende werkomgeving met veel uitdaging en afwisseling, waarbij je alles te weten komt over aankoop binnen Colruyt Group.
• Ruimte voor initiatief – Bij Colruyt Group waarderen we het als je net dat stapje verder gaat. Jouw frisse kijk is hier zeker welkom, dus zie je iets dat beter kan? Hou je dan niet in om je idee te lanceren.
• Opleiding – Colruyt Group gelooft dat een organisatie pas groeit als haar mensen groeien. Je krijgt heel wat mogelijkheden om jezelf te ontplooien, zowel op professioneel als persoonlijk vlak.
• Aantrekkelijk loonpakket – Boven op een aantrekkelijk loon krijg je extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en winstdeelname.