Tweetalige, dynamische en goedlachse directieassistent(e) (m/v/x) Contract van onbepaalde duur – niv C

Algemene doelstelling

Het departement Human Resources staat in voor het beheer van alle HR-aspecten voor het gemeentebestuur van Anderlecht. Het bestaat uit meer dan 1700 personeelsleden.

Het departement bestaat uit 5 eenheden:

Als directieassistent(e) ben je de organisatorische en administratieve rechterhand van de HR-directrice en sta je voortdurend in contact met alle diensten van het bestuur.

Vanuit je centrale positie anticipeer je op het werk en doe je voorstellen voor oplossingen of acties.

Door je efficiëntie en discretie draag je bij tot de goede werking en organisatie van het departement HR, waarbij je je collega’s van het departement indien nodig bijstaat met je organisatorische en administratieve vaardigheden.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

Je belangrijkste taken bestaan uit:

• De agenda van de HR-directrice beheren

• Interne en externe personen, diensten, organen, overheidsinstanties, enz. ontvangen en informeren.

• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen (uitnodigingen, voorbereiding van dossiers, zaalreserveringen, logistiek, enz.), verplaatsingen of andere evenementen.

• Verwerken, opvolgen en registreren van inkomende en uitgaande post.

• Beheren en opvolgen van de mailbox. Je leest, filtert en ordent de binnenkomende e-mails en bereidt antwoordvoorstellen voor.

• Instaan voor het eerstelijnsonthaal (inkomende en uitgaande telefoongesprekken, screenen en doorschakelen van oproepen) en indien nodig overleggen met de HR-directrice.

• Aantekeningen maken en berichten doorgeven

• Voorbereiden en opstellen van brieven, nota’s, presentaties, certificaten, notulen, (activiteiten)verslagen, enz.

• Vertalen, nalezen en opmaken van documenten

• Opzetten en bijwerken van archiveringssystemen en archieven, waarbij voorrang wordt gegeven aan digitale verwerking en opslag.

• Instaan voor de aankoop van klein materiaal en kantoorbenodigdheden

• Verwerken en opvolgen van bepaalde dossiers

• Invoeren van dossiers in het BOS-programma

• Invoeren van gegevens in databanken

• Zorgen voor een vlotte doorstroming van informatie en beslissingen

• Beheren en opvolgen van badges

• Ondersteunen van de verschillende HR-diensten wanneer nodig en op verzoek van de HR-directrice, met inbegrip van diverse administratieve taken (agenda, organisatie van vergaderingen, kopiëren, scannen, archiveren, opstellen van documenten, enz.)

• Uitvoeren van andere administratieve taken in verband met het directiesecretariaat

• Actief deelnemen aan teamvergaderingen

Gedragsvaardigheden

• Je handelt in overeenstemming met de verwachtingen en waarden van het bestuur: respect, neutraliteit, delen, solidariteit en integriteit.

• Discretie is een absolute vereiste aangezien je dagelijks omgaat met vertrouwelijke informatie.

• Je bent in staat onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat niet.

• Plannen en anticiperen behoren tot je sterke punten.

• Je bent flexibel en oplossingsgericht en kunt je gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden.

• Je bent in staat prioriteiten te stellen en initiatieven te nemen om je werk op een professionele en optimale manier te plannen en te organiseren.

• Je houdt ervan met mensen om te gaan en hecht veel belang aan een positief en professioneel imago van het bestuur.

Technische vaardigheden

• Kennis van Office-toepassingen: Teams, Outlook, Word, Excel, Access en PowerPoint.

• Goede kennis van het Frans en het Nederlands

• Je leeft de regels en reglementen van het bestuur na en past ze toe

• Je communiceert vlot, in correcte en duidelijke taal, zowel mondeling als schriftelijk, in het Frans en het Nederlands.

Toelatingsvoorwaarden

• Houder zijn van een diploma hoger secundair onderwijs

• Tweetalig: Frans - Nederlands

NB: Als je je diploma in een land buiten België hebt behaald, kun je aan de selectieprocedure deelnemen op voorwaarde dat je over een gelijkwaardigheidsattest beschikt dat door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap is afgegeven. Gelieve het gelijkwaardigheidsattest bij je sollicitatie te voegen

Aanbod

• Contract van onbepaalde duur

• Arbeidsregime: Voltijds;

• Uurrooster: 37u30/week;

• Een warme, stimulerende, dynamische en aangename werkomgeving;

• Barema voor functie in de openbare sector voor niveau C.

• Tweetaligheidspremie (voor de houders van het Selor-taalbrevet)

• Jaarlijks verlof: 20 dagen en 6 extralegale dagen voor voltijds werk;

• Wettelijk verlof: 14 dagen voor voltijds werk, berekend op basis van de begindatum;

• Hospitalisatieverzekering;

• Ruime opleidingsmogelijkheden;

• Tegemoetkoming van 100% in de verplaatsingskosten met het openbaar vervoer (zie reglement);

• Mogelijkheid om te telewerken;

Hoe solliciteren?

Hou je van een afwisselende job met veel contacten en uitdagingen en wil je deel uitmaken van een tof HR-team?

Aarzel niet om direct online te solliciteren

en stuur ons de volgende documenten:

• Vertel ons in je motivatiebrief waarom je voor het departement HR van Anderlecht wilt werken en voeg je cv toe

• samen met een kopie van je diploma hoger secundair onderwijs

Uiterlijke datum om te solliciteren: 05/09/2021

Onvolledige sollicitaties (zonder alle vereiste documenten) worden niet in aanmerking genomen.

Selectieprocedure

De selectie wordt gemaakt op basis van:

• de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden,

• het cv en de motivatiebrief,

• het diploma afhankelijk van het gevraagde niveau,

• een gesprek rond vaardigheden en motivatie en,

• een eventuele schriftelijke of praktische proef

Diversiteit

De gemeente Anderlecht selecteert de kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid in leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit. We moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. Wij zullen rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel bij de aanwervingsprocedure als bij de integratie in het gemeentebestuur.