Un·e assistant·e évènements et communication

Job content

offre d’emploi 2024/109CDD

L’Institut d’études européennes de l’Université libre de Bruxelles (IEE-ULB) recrute :

Un·e assistant·e évènements et communication

Pour un CDD à mi-temps jusqu’au 30 juin 2025

Contexte :

L’Institut d’études européennes de l’Université libre de Bruxelles (IEE-ULB) est un institut interdisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche en études européennes implanté à Bruxelles, au cœur de l’Europe. Fondé en 1965, ce Centre d’Excellence Jean Monnet reconnu bénéficie de 60 ans d’expérience et d’un réseau mondial de partenaires académiques et non-académiques en constant développement.
Capitalisant sur son expertise mondialement reconnue, l’IEE-ULB se positionne comme la figure de proue de l’ULB en études européennes et un lieu de réflexion et de débat public au cœur de Bruxelles, capitale de l’Europe, en dialogue avec la sphère politique et administrative européenne.
Entité autonome, l’IEE développe une perspective interdisciplinaire et les collaborations avec ses facultés partenaires qui en sont les soutiens historiques : Philosophie et Sciences Sociales, Droit et Criminologie et Solvay Brussels School – Economics and Management. L’IEE s’inscrit par ailleurs dans un réseau très dense de partenariats avec d’autres universités au niveau européen et mondial (notamment les Universités d’Oxford et de Cambridge grâce à la Fondation Wiener-Anspach, l’Institut Universitaire Européen de Florence, le Collège d’Europe, l’Université de Waseda, etc.).
Le poste d’assistant·e évènements et communication amène à intervenir dans les différentes missions et activités de l’IEE.

Missions essentielles :

1. Volet évènements :

Responsable du secrétariat « événements » de l’IEE (en coordination avec la responsable opérationnelle, le/la logisticien·ne de la recherche et les chargé·es de projets européens).
En charge de tous les événements avec le label IEE en ligne ou en présentiel, y compris ceux des projets européens.
Les responsabilités incluent : réservation et mise en place des salles, catering, gestion équipe de jobistes, réorganisation des salles post-event, suivi financier & comptable (remboursements, encodages SAPdes commandes, suivi des paiements, ..), travail en coordination avec le secrétariat de la Présidence et le secrétariat des projets européens.

2. Volet communication :

Soutien aux activités de communication, en coordination avec la responsable de la communication.
Cela inclut des tâches liées à la promotion des événements de l’IEE, la relecture et correction des textes en français et en anglais pour le site IEE et autres supports de communication, ainsi que la collecte de données pour la réalisation du rapport d’activités.

3. Autre :

Toute autre activité/tâche administrative requise par les Supérieurs Hiérarchiques/Responsables Opérationnels afin d’assurer un bon fonctionnement de l’Institut

Profil :

Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif
Une première expérience professionnelle dans l’organisation d’évènements et/ou dans la communication est souhaitée.
Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : ( http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486 )

Connaissance et compétences générales :

Maîtrise du français
Une bonne connaissance de l’anglais est indispensable (minimum B2).
Maîtrise étendue de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint, OneDrive, OneNote, Forms, Planner…)
Avoir des connaissances en comptabilité est souhaité.
Aisance avec les outils numériques en lien avec la fonction

Qualités requises :

Capacité à travailler aisément dans un milieu international et multiculturel
Rapidité d’exécution, réactivité
Bonnes capacités de communication
Sens de l’organisation
Capacité à travailler en équipe

Nous offrons :

Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire verdoyant et facile d’accès
L’accès à une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

Type contrat : CDD

Temps de travail : Mi-temps

Campus : Solbosch
Date de parution : 30/09/2024

Date limite de réception : 20/10/2024
[Référence 2024/109CDD]

Type d’emploi : Temps Partiel, CDD

Question(s) de présélection:

• Êtes -vous en possession d’un bachelier maximum ? Si vous avez un Master, ne perdez pas de temps, cette fonction ne vous est pas accessible.

Lieu du poste : En présentiel