Consulent LIF (logistiek/informatica/financïen)

Beheren en coördineren van de opvolging van zowel de materiële middelen als de infrastructuur teneinde de operationele continuïteit van de diensten te verzekeren. Uitvoeren van verschillende taken van het financiële proces van de directie teneinde een overzicht van het beheer van de toegekende kredietlijnen televeren.?

Als budgettaire/financiële ondersteuning, budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

• Bijhouden van statistieken in verband met de opvolging van het budget en/of de financiën.
• Valideren en ingeven van bestelbons in Fedcom binnen de vereiste termijnen.
• Financiële/budgettaire rapportages uitvoeren.
• Opmaken van de boekhoudkundige documenten.
• Verzamelen en inventariseren van alle informatieve elementen die nodig zijn voor het nemen van een goede beslissing door de ordonnateur.

Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

• De rol van complexbeheerder verzekeren.
• Beheren en opvolgen van de logistieke vragen met betrekking tot de voertuigen, meubilair, communicatiemiddelen, de individuele en collectieve uitrusting, badges, werkaanvragen bestemd voor de partners, ...
• Opmaken van de bestelbon in het programma door deze toe te wijzen aan het overeenstemmende budget.
• Opvolging van het materiaal toevertrouwd aan het personeel en er zich van vergewissen dat het materiaal steeds aanwezig is en in goede staat.
• Opvolgen van de beschikbaarheden in logistiek (inventaris, opvolging van de beschikbare voorraad,…).
• Beheren van de collectieve en individuele uitrustingen (meubilair, bewapening,voertuigenpark, informaticapark, radiomiddelen, materiaal eigen aan de taken van de eenheid en bewapening, functionele kledij, uitrustingsstukken, …)
• Verspreiden van de nuttige informatie inzake materiaalgebruik, te volgen procedure, …
• Opvolgen van het terugbrengen van het materiaal in geval van vertrek van het personeelslid (mobiliteit,pensioen,...).
• In logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren.
• Uitvoeren, en dit op een sporadische manier, van lichte lichamelijke taken zoals: pakjes of materiaal dragen, enz. teneinde deze op een voorzichtige en geschikte manier tot hun bestemming te vervoeren.

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

• De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
• Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
• Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
• Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

• Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
• Berichten ontvangen en doorgeven.
• Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven.

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

• Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven.
• Plannen en/of deelnemen aan vergaderingen en bijdragen tot het opstellen van projecten van PV’s.
• Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en/of presentaties.

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

• Volgens procedures dossiers, documenten en andere belangrijke informatie voor de directie ordennen en rangschikken.
• Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken.
• Ordenen van de gegevens en deze toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank.

Als ploegverantwoordelijke, de collega’s voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

• De medewerkers opleiden op de werkplaats.
• Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers.
• Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure.
• Begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van nieuwe taken.
• Voorkomen van de conflicten gelinkt aan de werkrelaties of aan de werking van de ploeg en indien nodig tussenkomen.